Déclaration de confidentialité

Nous comprenons à quel point il est important que vos données personnelles soient traitées de manière sûre et correcte. C’est pourquoi la protection de la vie privée et des données est une priorité absolue pour nous. Nous voulons être transparents sur la manière dont nous traitons vos données personnelles lors de votre visite et/ou de votre utilisation de notre site web ou de notre appli, et sur les mesures que nous prenons pour protéger votre vie privée. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans notre déclaration de confidentialité.
 

1. Qui sommes-nous et quel est notre rôle ?

1.1. Identité et coordonnées

Outspot est commercialisée et gérée par Confinity SA. Nous sommes inscrits à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise 0897.991.257 (ci-après nommé « Outspot » ou « nous »).

Vous pouvez nous contacter aux coordonnées suivantes :

Adresse : Dorp 16, 9830 Sint-Martens-Latem
Adresse e-mail : privacy@outspot.be

1.2. Responsable du traitement de vos données personnelles

Outspot est responsable du traitement de vos données personnelles lors de votre visite et/ou utilisation de notre site web. Nous sommes, selon le RGPD, le « responsable du traitement » de vos données personnelles. Concrètement, cela signifie qu’Outspot détermine, éventuellement en collaboration avec d’autres, les finalités et les moyens du traitement de vos données à caractère personnel.

2. Explication de certains termes

Aux fins de la présente déclaration de confidentialité, on entend par « données à caractère personnel » toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (« la personne concernée »). Une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments caractérisant l’identité physique, physiologique, génétique, psychologique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique. En d’autres termes, il s’agit de toute information sur la base de laquelle une personne peut être identifiée. Il s’agit, par exemple, de vos nom, prénom, date de naissance, numéro de téléphone et adresse électronique, ainsi que de votre adresse IP.  

Le terme « traitement » est très large et couvre, entre autres, la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la mise à jour, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la diffusion, la combinaison, l’archivage et l’effacement des données.
 

3. Quelles sont les données à caractère personnel traitées, pourquoi et sur quelle base juridique ? 

Dans ce tableau, vous pouvez vérifier les éléments suivants : 

• colonne 1 : les catégories de données à caractère personnel que nous traitons (les « Catégories de données à caractère personnel ») ; 

• colonne 2 : pourquoi nous le faisons (les « Finalités ») ;  

• colonne 3 : sur quelle base juridique de l’article 6 du RGPD l’activité de traitement est basée (la « Base juridique ») ; et

• colonne 4 : pendant combien de temps nous traitons vos données à caractère personnel (le « Délai de conservation »).

Nous traitons les données à caractère personnel que nous avons reçues directement de votre part, par exemple lorsque vous créez un compte sur notre site web, que vous nous contactez ou que vous utilisez nos services. En outre, nous pouvons également traiter des données à caractère personnel que nous n’avons pas obtenues directement auprès de vous, mais par exemple par l’intermédiaire de tiers. Dans le tableau ci-dessus, nous énumérons les sources à partir desquelles nous pouvons obtenir des données à caractère personnel vous concernant.

4. Mineurs

Nous n’avons pas l’intention de collecter des données personnelles auprès de personnes âgées de moins de 16 ans. Ces jeunes ne sont pas autorisés à nous transmettre des données à caractère personnel ou à donner leur consentement sans l'autorisation de la personne exerçant l'autorité parentale.

5. Vos droits

Pour vous permettre de contrôler davantage le traitement de vos données personnelles, vous disposez de nombreux droits. Ces droits sont énoncés, entre autres, aux articles 15-22 du RGPD. 

5.1. Droit de regard

Vous avez le droit de nous demander à tout moment si nous traitons ou non vos données personnelles. Dans ce cas, vous avez le droit d’accéder à ces données personnelles et de recevoir des informations supplémentaires.

Ces informations complémentaires comprennent :

• des précisions sur les finalités du traitement ;

• les catégories concernées des données à caractère personnel ;

• les destinataires ou les catégories de destinataires ;

• la durée de conservation ou, si cela n’est pas possible, les critères de détermination de cette durée ;

• l’existence de vos droits en matière de protection de la vie privée ;

• le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle ;

• la source des données personnelles si nous les obtenons par l’intermédiaire d’un tiers ;

• l’existence d’une prise de décision automatisée.

Si nous ne pouvons pas vous donner accès à vos données à caractère personnel (par exemple en raison d’obligations légales), nous vous ferons savoir pourquoi cela n’est pas possible.

Pour autant que les droits et libertés d’autrui ne soient pas affectés, nous vous fournirons une copie de vos données personnelles sous une forme intelligible. Le premier exemplaire est fourni gratuitement, mais des exemplaires supplémentaires peuvent être fournis moyennant des frais raisonnables.

5.2. Droit de rectification

Vous avez le droit de faire rectifier les données personnelles inexactes vous concernant et, compte tenu des finalités du traitement, de faire compléter les données personnelles incomplètes vous concernant.

5.3. Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)

Dans certains cas, vous pouvez nous demander de supprimer vos données personnelles. Dans ce cas, vous devez cependant savoir que nous ne serons plus en mesure de vous offrir un service si vous le souhaitez. N’oubliez pas non plus que votre droit à l’oubli n’est pas absolu. Nous avons le droit de continuer à conserver vos données personnelles lorsque cela est nécessaire, entre autres, pour l’exécution du contrat, le respect d’une obligation légale ou l’établissement, l’exercice ou la défense d'une action en justice. Nous vous informerons plus en détail dans notre réponse à votre demande.

5.4. Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas, vous avez le droit à la limitation du traitement de vos données personnelles. Ces circonstances sont les suivantes : 

• vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel ; 

• le traitement est illicite, mais vous vous opposez à l’effacement ; 

• nous n’avons plus besoin des données à caractère personnel pour notre traitement, mais vous avez besoin des données à caractère personnel pour l’établissement, l’exercice ou la défense de réclamations légales ; et 

• vous vous êtes opposé au traitement, dans l’attente de la vérification de cette opposition.

Si le traitement est limité sur cette base, nous pouvons continuer à stocker vos données personnelles. Toutefois, nous ne les traiterons que dans les cas suivants : avec votre consentement ; pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale ; ou pour des raisons importantes d’intérêt général.

5.5. Droit d’opposition au traitement

En raison de votre situation particulière, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles si ce traitement s’inscrit dans notre intérêt légitime ou dans l’exécution d’une tâche d’intérêt public. Dans ce cas, nous cesserons de traiter vos données à caractère personnel, sauf si nous pouvons démontrer des motifs impérieux et légitimes pour le traitement qui prévalent sur les vôtres, ou si le traitement des données personnelles est lié à l'établissement, l'exercice ou la défense d'une action en justice.

5.6. Droit à la portabilité des données

Dans la mesure où la base juridique de notre traitement de vos données personnelles est fondée sur :

(a) le consentement ; ou

(b) que le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou afin de prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat, et ce traitement est effectué par des moyens automatisés, vous avez le droit de recevoir de notre part vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Dans la mesure où cela est techniquement possible, nous transmettrons vos données à caractère personnel directement au nouveau responsable du traitement. Toutefois, ce droit ne s’applique pas lorsqu’il compromet les droits et libertés d’autrui.

5.7. Droit de ne pas être soumis à une prise de décision automatisée

Vous avez le droit de ne pas être soumis à une décision prise uniquement sur la base d’un traitement automatisé des données qui vous affecte de manière significative ou produit des conséquences juridiques, et qui est prise sans intervention humaine substantielle.

Vous ne pouvez pas invoquer ce droit dans trois situations :

a) si une loi le permet (par exemple, pour prévenir la fraude fiscale) ;

b) si la prise de décision est fondée sur le consentement explicite de la personne concernée ; ou

c) si cela est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat (veuillez noter que, ce faisant, nous évaluons toujours au cas par cas s’il existe des méthodes moins invasives  pour la vie privée pour conclure ou exécuter l’accord).

5.8. Droit de retrait de son consentement

Lorsque vos données personnelles sont traitées sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment sur simple demande. Il convient de noter que le retrait  n’affecte pas la légalité du traitement effectué avant le retrait.

6. Exercice de vos droits

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées au titre 1 « Qui sommes-nous - coordonnées ». Nous répondons généralement à votre demande concernant l’exercice de vos droits dans un délai d’un mois à compter de sa réception. Toutefois, si votre demande est complexe, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois après vous en avoir informé. Nous vous informerons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande si une prolongation est nécessaire. 

La loi nous oblige à vérifier votre identité lorsque vous exercez vos droits. À cette fin, nous vous enverrons un courrier électronique à l’adresse e-mail enregistrée sur notre site web pour vous demander de confirmer votre demande. Si cela n’est pas possible, nous vous demanderons de joindre une copie du recto de votre carte d’identité. Pour ce faire, nous vous demandons de rendre illisibles votre numéro de registre national et la photo figurant sur votre carte d’identité. En tout état de cause, nous traiterons les données relatives à votre carte d’identité uniquement pour vérifier votre identité et nous ne les stockerons ni ne les enregistrerons dans nos systèmes.

Vous pouvez exercer tous ces droits gratuitement, sauf si votre demande est manifestement infondée ou excessive (par exemple en raison de son caractère répétitif). Dans ce cas, nous avons le droit de vous facturer des frais raisonnables ou de refuser de donner suite à votre demande.

7. Conservation de vos données personnelles

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l’objectif visé. Vous devez garder à l’esprit que de nombreux délais de conservation (légaux) impliquent que les données à caractère personnel (doivent) rester stockées. Dans la mesure où il n’existe pas d’obligation de conservation, les données seront systématiquement effacées après que la finalité pour laquelle elles ont été collectées ait été atteinte. 

En outre, nous pouvons conserver des données à caractère personnel si vous nous en avez donné l’autorisation ou si nous en avons besoin dans le cadre d’une procédure judiciaire. Dans ce dernier cas, nous devons utiliser certaines données personnelles comme preuve. À cette fin, nous conservons certaines données à caractère personnel conformément au délai de prescription légal, qui peut aller jusqu’à 30 ans ; le délai de prescription habituel en ce qui concerne les actions en justice personnelles est de 10 ans.

8. Catégories de destinataires

Au sein de notre organisation, nous veillons à ce que vos données personnelles ne soient accessibles qu’aux personnes qui en ont besoin pour remplir leurs obligations contractuelles et légales. 

Nous ne communiquerons vos données personnelles à des tiers que conformément aux dispositions légales ou si vous avez donné votre accord. Dans certains cas, nos employés sont aidés par des prestataires de services externes dans l’exécution de leurs tâches.

Nous attirons votre attention sur le fait que si vous décidez de partager vos informations, y compris vos données à caractère personnel, avec nous par l’intermédiaire des services de liaison de nos partenaires commerciaux, la présente déclaration de confidentialité, ainsi que la politique de confidentialité et/ou les déclarations de confidentialité de nos partenaires commerciaux peuvent également s'appliquer à vous. Nous n’avons aucun contrôle sur la collecte et/ou le traitement éventuels de vos informations par nos partenaires commerciaux sur leurs propres sites web et/ou plateformes.

En particulier, nous identifions les (catégories de) destinataires suivants :

a) Les partenaires commerciaux qui proposent leurs produits/services sur notre site web ;

b) Les partenaires pour le processus de recrutement en ligne ;

c) Les prestataires de services de paiement que nous utilisons à des fins de paiement ;

d) Outlook pour le traitement et la gestion des courriers électroniques et d’autres données ;

e) Les sociétés de transport auxquelles nous faisons appel pour livrer vos achats ;

f) Les sociétés que nous pouvons engager à des fins de marketing ;

g) Les entreprises que nous pouvons engager pour le support technique et l’hébergement des technologies de l’information et de la communication (TIC) ;

h) Les sociétés que nous pouvons engager à des fins administratives (par exemple, un CRM) ;

i) Les entreprises ou les logiciels que nous pouvons engager pour maintenir et traiter les données de facturation à des fins comptables ;

j) Les entreprises que nous pouvons engager à des fins de communication ;

k) Les entreprises que nous pouvons engager à des fins logistiques (partenaires logistiques) ;

l) Les sociétés que nous pouvons engager à des fins d’analyse ;

m) Les gouvernements ou les autorités de régulation lorsqu’ils en font la demande dans le cadre du respect d’un jugement ou d’un décret, d’une législation, d’une réglementation, d’une norme ou d’une procédure judiciaire ;

n) Si tout ou partie des actifs d’Outspot sont acquis par un tiers, les données personnelles qu’elle détient sur ses clients peuvent faire partie des actifs transférés.
 

9. ​​Transfert international de vos données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »)

En principe, nous ne transférons pas vos données à caractère personnel à des sous-traitants ou à des responsables du traitement situés dans des pays tiers, sauf si nous sommes légalement autorisés à le faire, si vous avez donné votre consentement ou si cela est nécessaire pour nos services.

Dans la mesure où ces transferts sont nécessaires, nous prenons les mesures nécessaires pour garantir que vos données à caractère personnel sont hautement protégées et que tous les transferts de données à caractère personnel en dehors de l’EEE sont légaux.

 

10. Sécurité

La sécurité de vos données personnelles est extrêmement importante pour nous. Nous avons pris des mesures de sécurité techniques et organisationnelles raisonnables et appropriées pour protéger au mieux vos données à caractère personnel contre la manipulation, la perte, la destruction ou l’accès accidentel ou intentionnel par des personnes non autorisées. Ainsi, nous conservons toujours vos données personnelles dans un endroit sûr afin que des tiers ne puissent pas y avoir accès.

Malheureusement, la transmission d’informations sur internet n’est pas totalement sûre. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des données personnelles qui nous sont transmises par internet. Tout transfert de données à caractère personnel se fait à vos propres risques. Lorsque nous transférons ou recevons vos données sur notre site web, nous utilisons toujours des technologies qui offrent un niveau de sécurité élevé.

 

11. Plaintes

Nous faisons tout notre possible pour protéger vos données personnelles. Si vous avez une réclamation concernant la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, vous pouvez nous en informer en utilisant nos coordonnées indiquées dans la rubrique « Qui sommes-nous », afin que nous puissions y répondre dans les plus brefs délais.

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle de la protection des données. L’autorité qui supervise notre organisation est l’autorité de protection des données, dont les coordonnées sont les suivantes :

Site web :

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Informations de contact :

Autorité de protection des données (APD)

Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles

+32 (0)2 274 48 00

contact@apd-gba.be

 

12. Vous avez encore des questions ?

Dans ce cas, vous pouvez toujours nous contacter par courrier électronique en utilisant les coordonnées indiquées dans la rubrique « Qui sommes -nous ? ». Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions.

13. Modifications

Pour répondre aux commentaires ou aux changements dans nos activités de traitement, nous pouvons modifier cette déclaration de confidentialité de temps à autre. Nous vous invitons donc à consulter régulièrement la dernière version de cette déclaration de confidentialité sur notre site web.
 

Dernière modification le : 06/09/2024